Les procès-verbaux mot à mot sont-ils attrayants ou simplement conformes à la loi ?
Pour la plupart des parlements, il est naturel de rédiger des procès-verbaux lors de chaque séance. Mais pourquoi est-ce le cas ? La transcription manuelle de chaque séance est-elle encore d’actualité ? On a toujours procédé ainsi, c’est une habitude. De plus, les procès-verbaux sont généralement prescrits par la loi.
Les procès-verbaux prennent énormément de temps et de travail pour être terminés. En même temps, ils sont très longs et peu clairs, ce qui les rend peu attrayants pour les lecteurs. La conséquence en est malheureusement que les procès-verbaux sont rarement consultés et que ces dizaines d’heures de travail ne sont plus valorisées.
Pour ces raisons, certains parlements renoncent complètement aux procès-verbaux et se contentent de rédiger des procès-verbaux de décision sans publier d’enregistrements sonores. Cela permet certes d’économiser beaucoup de temps, mais entraîne une énorme perte d’informations. Lorsque des déclarations exactes sont nécessaires pour un travail judiciaire ou scientifique, les procès-verbaux de décision manquent uniquement d’exhaustivité. Sou-vent, cette décision de conversion est prise sous la pression des coûts et par manque d’alternative.
Un autre point négatif fondamental de la rédaction de procès-verbaux écrits est que la conversion de la parole en texte entraîne malheureusement la perte d’une grande partie du contexte – émotions, tonalité, pauses rhétoriques – que même une transcription exacte ne peut pas restituer. Il faut donc trouver une solution pour exploiter les opportunités techniques et proposer un produit attrayant aux parlementaires et aux citoyens.
La municipalité d'Emmen a mis en œuvre une solution innovante.
La municipalité d’Emmen a complètement supprimé les procès-verbaux in extenso et utilise à la place une combinaison de procès-verbaux de décisions et d’archives audio indexées. Shareparl – l’archive indexée – contient les enregistrements des réunions qui ont été transcrites automatiquement à l’aide d’un logiciel de reconnaissance vocale. Les sessions sont ainsi indexées et consultables en fonction de leur contenu.
Cette combinaison innovante conserve tous les avantages du compte-rendu in extenso tout en réduisant considérablement la charge de travail.
Les procès-verbaux de résolutions sont beaucoup plus rapides à produire que les procès-verbaux in extenso et les archives sont indexées automatiquement. En quelques clics, le logiciel mediaparl prend en charge l’enregistrement de la séance et sa transcription à l’aide de la reconnaissance vocale.
Les interventions sont retrouvées rapidement: La recherche s’effectue par locuteur, par date et même par mots-clés dans le contenu parlé.
Un tel changement nécessite du courage, une volonté d’innovation et, dans le cas de la municipalité d’Emmen, une modification de la loi. La première proposition faite en 2011 a échoué car la technique d’alors n’était pas assez aboutie. A l’époque, il n’était pas possible d’indexer automatiquement les fichiers audiovisuels pour les dialectes suisses allemands et de les rendre ainsi consultables.
Les énormes progrès de l’intelligence artificielle faits ces dernières années et les produits de l’entreprise recapp IT rendent cela possible aujourd’hui.
Transcription automatique des débats en dialecte
Le système mediaparl est capable de reconnaître et de transcrire automatiquement toutes les langues suisses. Cela inclut également les dialectes suisses allemands. Le système peut aussi reconnaître le passage d’une langue à l’autre.
Douze cantons débattent partiellement ou intégralement en dialecte lors de leurs séances parlementaires.
La transcription du dialecte représente une grande charge de travail supplémentaire pour les rédacteurs de procès-verbaux. Selon un article de l’Aargauer Zeitung, la transcription manuelle nécessite environ 6 heures de travail pour 1 heure d’enregistrement. Avec le dialecte, c’est souvent jusqu’à 50% de temps de travail en plus. Dans le canton de Berne, la langue française s’ajoute au dialecte allemand bernois. Là aussi, mediaparl est utilisé avec succès: Pendant la session d’été de cette année, la reconnaissance vocale a été utilisée tout au long de la session pour les votes en français. “Le gain d’efficacité a été énorme”, affirment les rédacteurs. Pour deux sessions, la reconnaissance vocale a aussi été testée pour l’allemand bernois. Le résultat a “étonné et enthousiasmé” tout le monde.
mediaparl transcrit aussi bien l’allemand standard que le dialecte suisse et produit des textes en allemand standard dans chaque cas. Après la transcription, les enregistrements peuvent être mis à la disposition du public dans les archives.
Si vous recherchez l’intervention d’un orateur spécifique, vous la trouverez très facilement. Seuls quelques mots-clés dont vous vous souvenez suffiront. Contrairement à la plupart des autres recherches par mots-clés, les mots individuels ne doivent pas nécessairement se suivre les uns les autres.