Vous pouvez définir les informations sur le locuteur à l’aide des modules de texte.

• Ouvrez les paramètres – Macros

• Cliquez sur .

• Entrez le raccourci .

Définissez maintenant à l’aide de variables comment les informations relatives à l’intervenant doivent être représentées dans les segments :

Exemple :
Meret Grob, présidente :

Dans ce cas, les règles suivantes s’appliquent :

__firstname__ = Prénom
__lastname__ = Nom
__funcion__ = Fonction
__party__ = Parti

• Confirmez en cliquant sur Ajouter.

Remarque : vous pouvez créer plusieurs Macros contenant des informations sur le locuteur : __speakerTagAlt2__, __speakerTagAlt3__, etc.

Insérer les informations sur le locuteur

• Ouvrez une entrée.
• Cliquez sur .

Une boîte de dialogue apparaît.

• Confirmez avec OK.

Les informations relatives au locuteur sont affichées dans les segments :

Exemple:

Cliquez sur les informations sur le locuteur pour passer d’une alternative définie à une autre.

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Vous trouverez des instructions à ce sujet au chapitre installer kanparl desktop.

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Une fois la macro définie, il sera possible de remplacer automatiquement l’abréviation par le texte prédéfini dans le champ de texte du segment. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps.

Créer une macro

• Cliquez en haut à droite sur Créer un macro.
• Indiquez le raccourci à utiliser ainsi que le texte de substitution.

Information: Le raccourci ne doit pas contenir d’espaces.
Information: Le texte de substitution peut être formaté. Lorsqu’il sera inséré, le texte conservera sa mise en forme.

• Cliquez sur Ajouter.

Modifier/supprimer une macro
Vous pouvez cliquer sur un macro pour le modifier ou cliquer sur la corbeille à l’arrière pour supprimer l’élément de texte.

Restreindre la macro à l’utilisateur courant: Vous pouvez restreindre l’application d’un macro à votre utilisateur uniquement, de sorte qu’elle ne sera visible et utilisable que par vous-même et non par les autres utilisateurs. La macro est alors dite privée et l’indication apparaît dans la liste des macros. Pour rendre une macro privée, il faut cocher la case Restreindre la macro à l’utilisateur courant avant de cliquer sur Ajouter.

Particularité des segments de vote
Si vous saisissez les résultats d’un vote dans ces champs, vous avez la possibilité de les reporter directement dans le texte de substitution de la macro.

• Cliquez sur Gérer les macros.
• Cliquez en haut à droite sur Créer un macro.
• Saisissez le raccourci à utiliser.
• Ecrivez le texte de substitution.
• Cliquez sur . Une nouvelle boîte de dialogue s’ouvre.
• Sélectionnez la variable souhaitée avec la souris et copiez-la avec Ctrl.+C.

• Insérer les variables aux endroits souhaités dans le texte.

Exemple:

Exporter les macros

• Cliquez sur Exporter vers un fichier CSV.

Un fichier CSV est créé et téléchargé.

Une fois la macro définie, il sera possible de remplacer automatiquement l’abréviation par le texte prédéfini dans le champ de texte du segment. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps.

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Créer un modèle d’entrée

• Créer une nouvelle entrée.
• Préparez l’entrée de la manière souhaitée. Créez les sujets qui conviennent.
• Cliquez sur choisissez Modèles d’entrée, puis Créer. Une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît.
• Saisissez un titre pour le modèle d’entrée.
• Cliquez sur Créer. Le modèle d’entrée est sauvegardé.

Information: Les modèles d’entrée contiennent uniquement des sujets et non des segments.

Appliquer un modèle d’entrée

• Sur le tableau de bord, ouvrez le dossier souhaité.
• Créer une nouvelle entrée en cliquant sur .

Une nouvelle fenêtre apparaît.

• Saisissez un titre pour l’entrée.
• Sélectionnez le modèle d’entrée qui convient.
• Optionnellement, vous pouvez remplir les autres champs.
• Cliquez sur Sauvegarder.

La nouvelle entrée apparaît dans le dossier.

• Cliquez sur l’entrée pour l’ouvrir. La nouvelle entrée contient les sujets prédéfinis dans le modèle.

Supprimer un modèle d’entrée

• Cliquez sur .
• Choisissez Modèles d’entrée puis Gérer. Une liste de tous les modèles existants apparaît.
• Vous pouvez supprimer un modèle d’entrée en cliquant sur .
• Confirmez avec OK.

Information: Les modèles d’entrée ne peuvent pas être édités.

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• Ouvrez Modèles de document Word pour afficher la liste de tous les modèles.

Les modèles sont répartis dans les catégories suivantes :

Le modèle marqué en vert est actif.

Les actions possibles sont :

Afficher le document type. Le modèle Word est téléchargé afin de pouvoir être consulté.
Activer. Ce modèle est désormais enregistré comme modèle actif.
Supprimer définitivement. Le modèle de document est supprimé.

Créer un nouveau modèle

• Cliquez sur .
• Saisissez un nom pour le modèle.
• Ouvrez le modèle en cliquant dessus. Un modèle standard est enregistré.
• Cliquez sur pour télécharger le modèle standard.
• Ouvrez le fichier téléchargé dans Word et apportez les modifications souhaitées.
• Enregistrez le fichier Word.
• Rechargez le fichier Word dans kanparl :

• Confirmez en cliquant sur Sauvegarder.

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Ajouter un locuteur
Un locuteur peut être ajouté de deux manières différentes :

Option 1

• Ouvrez le menu Paramètres .
• Sélectionnez Locuteurs.
• Cliquez en haut sur Ajouter un locuteur .
• Indiquez le prénom, le nom, le sexe et le parti.
• Remplissez les champs restants (facultatif).
• Confirmez en cliquant sur Ajouter.

Le nouveau locuteur apparaît dans la liste.

Option 2
Cette option s’applique uniquement lorsqu’un locuteur est ajouté durant la préparation ou l’enregistrement.

• Ouvrez un segment.
• Saisissez le nouveau nom du locuteur et cliquez sur .
• Vérifiez que le nom et le prénom sont renseignés dans le bon ordre. Vous pouvez les intervertir avec .
• Choisissez le sexe du locuteur.
• Cliquez sur Ajouter pour créer le nouveau locuteur.

Pour annuler l’action, cliquez sur annuler.
Le nom du nouveau locuteur apparaît à présent dans la liste, mais sans informations supplémentaires. Les détails devront être ajoutés après la synchronisation des locuteurs.

Synchroniser les locuteurs ajoutés pendant l’enregistrement

Si un locuteur est créé pendant l’enregistrement, une synchronisation avec la base de locuteurs se produira automatiquement dès que l’entrée sera mise en ligne ou que la transcription manuelle débutera.
Un message apparaît.

• Cliquez sur Démarrer la synchronisation des locuteurs.

Si le locuteur n’appartient pas encore à la base de données, vous pouvez l’y ajouter en cliquant Ajouter un locuteur.

Si le locuteur appartient déjà à la base de données, vous pouvez choisir entre:

• Ajouter un nouveau locuteur: Un nouveau locuteur sera créé, avec les mêmes nom et prénom. Saisissez les détails supplémentaires et cliquez sur Ajouter.
• Utiliser le locuteur existant: Le locuteur déjà enregistré sera utilisé.
  
  

Editer un locuteur

• Près du locuteur à modifier, cliquez sur .
• Effectuez les modifications et les ajouts souhaités.
• Confirmez en cliquant sur Sauvegarder.

Archiver un locuteur
Archiver un locuteur ne signifie pas qu’il est supprimé. Il est simplement mis de côté dans la liste Archives et cesse d’être proposé dans le menu déroulant des locuteurs dans un segment.

• Près du locuteur à modifier, cliquez sur .
• Confirmez en cliquant sur Archiver.

Restaurer un locuteur archivé
Un locuteur peut être restauré de deux façons:

Option 1

• Cliquez en haut sur Archives. La liste des archives s’affiche.
• Près du locuteur à modifier, cliquez sur .
• Confirmez en cliquant sur Restaurer.

Le locuteur apparaît à nouveau dans la liste active.

Option 2

Cette option est disponible en mode préparation et en mode enregistrement.

• Ajoutez le locuteur archivé en tant que nouveau locuteur, comme décrit plus haut.

Lorsque vous cliquez sur Ajouter, une fenêtre de dialogue vous informe que le locuteur existe déjà dans les archives.

• Choisissez pour utiliser le locuteur existant et le replacer dans la liste des locuteurs actifs.
• Choisissez s’il s’agit d’un personne différente.

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Créer un groupe de locuteurs

• En haut à gauche, cliquez sur .
• Saisissez le nom du groupe.
• Optionnellement, vous pouvez remplir les autres champs.
• Sélectionnez les locuteurs à ajouter/retirer au/du groupe en cliquant sur les cases qui leur sont associées. Si la case est cochée , le locuteur est sélectionné. Si la case est décochée , le locuteur n’est pas sélectionné.

Vous pouvez rechercher un locuteur en saisissant son nom ou son prénom (ou bien une partie) dans le champ suivant : . Pour ce faire, saisissez le prénom ou le nom (ou une partie du nom) dans le champ. Une sélection des locuteurs correspondant à votre saisie s’affiche alors.

• Cliquez sur Ajouter.

Rechercher un groupe de locuteurs

• Rechercher un groupe de locuteurs .
• Saisissez le nom du groupe, ou bien juste une partie du nom. Les groupes correspondant à la recherche apparaissent.

Editer un groupe de locuteurs

• Cliquez près du groupe à modifier sur . Le groupe de locuteurs s’affiche.
• Effectuez les modifications souhaitées.
• Confirmez en cliquant sur Sauvegarder.

Ajouter/retirer un locuteur
Si vous souhaitez ajouter un locuteur à un groupe ou bien l’en retirer, vous pouvez procédez de deux manières différentes.
Option 1

• Ouvrez le menu Paramètres.
• Sélectionnez Groupes de locuteurs.
• Cliquez près du groupe à modifier sur . Le groupe de locuteurs s’affiche.
• Sélectionnez les locuteurs à ajouter/retirer au/du groupe en cliquant sur les cases qui leur sont associées. Si la case est cochée , le locuteur est sélectionné. Si la case est décochée , le locuteur n’est pas sélectionné.
• Confirmez en cliquant sur Sauvegarder.

Option 2

• Ouvrez le menu Paramètres
• Sélectionnez Locuteurs.
• Cliquez près du locuteur à modifier sur . Le profil du locuteur s’affiche.
• Sélectionnez les groupes à associer/dissocier en cliquant sur les cases qui leur sont associées. Si la case est cochée , le groupe est sélectionné. Si la case est décochée , le groupe n’est pas sélectionné.
• Confirmez en cliquant sur Sauvegarder.

Supprimer un groupe de locuteurs

• Cliquez près du groupe à modifier sur .
• Confirmez avec OK.

Information: Si, lors de la création d’une entrée, une commission est sélectionnée, alors seuls les locuteurs associés à cette commission (par le biais d’un groupe de locuteurs) seront proposés dans les segments de cette entrée.

Exporter la liste des locuteurs

Vous pouvez exporter la liste des locuteurs d’un dossier donné vers un document Word.

• Allez sur le tableau de bord et sélectionnez un dossier.
• Cliquez sur .

Une nouvelle boîte de dialogue apparaît.

• Sélectionnez Ouvrir ou bien Sauvegarder le fichier.
• Cliquez sur OK.

Un document Word contenant tous les locuteurs du dossier choisi est généré. Les noms sont reliés aux locuteurs correspondants dans shareparl avec des liens hypertexte.

Si le symbole est gris , la fonction est désactivée et indisponible.

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Une liste de tous les utilisateurs et de leur niveau d’autorisation s’affiche. Vous voyez également quel contact a activé l’authentification à deux facteurs et qui est enregistré comme contact de maintenance.

Vous ne pouvez voir que les utilisateurs qui sont affectés au même mandant que vous.

Modifier les utilisateurs

• Cliquez sur l’utilisateur souhaité.

Les paramètres suivants sont à votre disposition :

Information : Seuls les paramètres qui diffèrent des paramètres de votre profil sont décrits ci-dessous.

Paramètres de base

Contact de maintenance

• Cliquez sur les boutons sur ou , associés à chaque fonction pour les activer/désactiver.
• Cliquez sur Sauvegarder.

Activer le compte d’utilisateur

• Cliquez sur les boutons sur ou , associés à chaque fonction pour les activer/désactiver.
• Cliquez sur Sauvegarder.

Nom d’utilisateur

• Saisissez un nouveau nom d’utilisateur.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Mot de passe

Ici, vous pouvez envoyer un nouveau mot de passe à l’utilisateur.

• Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ ou utilisez pour générer un mot de passe aléatoire. En cliquant sur , vous pouvez visualiser le mot de passe saisi.
• Cliquez sur Envoyer le mot de passe.

Mandant

• Sélectionnez le mandant souhaité dans le menu déroulant.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Autorisations

• Sélectionnez l’autorisation souhaitée dans le menu déroulant.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Créer un nouvel utilisateur

Option 1

Vous pouvez créer un nouvel utilisateur manuellement :

• Cliquez sur
• Remplissez les champs correspondants.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Information : Vous pouvez envoyer un e-mail d’activation au nouvel utilisateur. Sélectionnez à côté de Envoyer un e-mail d’activation.

Option 2

Importez de nouveaux utilisateurs via un fichier .csv.

• Cliquez sur .

Une boîte de dialogue apparaît.

• Cliquez sur Importer des utilisateurs.
• Sélectionnez le fichier .csv contenant les données utilisateur.
• Cliquez sur Ouvrir.

Option 3

Dupliquer un utilisateur existant.

• Cliquez sur , pour dupliquer un utilisateur avec les mêmes paramètres.
• Remplissez les champs correspondants.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Rechercher un utilisateur

• Saisissez le terme de recherche dans le champ de recherche .

Les utilisateurs trouvés s’affichent ci-dessous.

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Information : Vous ne pouvez voir et gérer que les mandants dont vous êtes membre.

Public

Vous pouvez choisir si le mandant est accessible au public sur shareparl ou non.

• Cliquez sur la case à côté de Public.
• Choisissez Oui ou Non.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Titre sur shareparl Français

Vous pouvez donner au mandant un titre qui sera affiché sur shareparl.

• Saisissez un titre dans le champ à côté de Titre sur shareparl français.
• Cliquez sur Sauvegarder en bas.

Information: Pour des raisons techniques, le nom du mandant ne peut pas être modifié.

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